※こちらの判断は自治体によって異なる場合があります。あくまで長野県須坂市の場合は…という前提でご覧ください。

★ワンストップ特例申請は１月10日”必着”です！！

◆オンライン申請は１月10日23時59分をもって操作ができなくなります

※オンライン申請については、システムで一律管理されてしまっており、どうにもならないのです…

◆紙申請（郵送）は１月10日【必着】でお願いしています

※その後、市のほうで処理が始まります。
市でどのような処理をしているか？については、後述します。

おそらく、どのサイトをご覧いただいても「１月10日”必着”」や「１月10日”まで”」という表現に変わりはないと思います。
年末にご寄附された寄附者様にとってはタイトなスケジュールとなりますが、１月10日までの必着を”目指して”ご対応をお願いいたします。。。
お電話で「いつまでに出せば間に合いますか？」とよくお問い合わせをいただきますが、「１月10日までにご提出を…」とお願いしています。
（須坂市では、ワンストップ申請を希望されるすべての寄附者様が無事にワンストップ申請ができるように、全力で頑張っています。期日までに書類が到着しない分にはどうしようもないのです…）

１月10日を過ぎてから、長野県須坂市ではどのような処理を行っているのか…？
2025年１月を例にまとめましたので、ご参考になさってください。

★2025年１月に行ったワンストップ関連事務のスケジュール

※あくまで2025年１月の事例です。2026年１月以降は同様の対応が難しい場合もあります。

2024年末～2025年始（1/4頃まで）：寄附金受領証明書類の印刷＆オンライン申請処理

寄附金受領証明書は、須坂市役所の庁舎内で、市担当者が自ら印刷しています。
（本記事を執筆している担当も、年末年始はほとんど出勤していました😅）
「①寄附管理システムから受領書類を出力、②印刷機へ送信、③専用印刷機で印刷」
…という作業工程のうち、①と②は自動システムで行い、③は担当者が張り付いて作業を行います。
①②の作業自体に人の手を介していないので、入れ違いや同梱漏れは一切起きないそうです。（※「実行」ボタン押下のみ担当者がカチっとしています）

年末年始休業中は毎日数千通の印刷を、朝から晩までかけて行っていましたが、ず～っと立ちっぱなしで、なかなかしんどい作業でした😅
（1/2は朝６時頃から夜まで頑張りました…）
ですが、寄附者様にご迷惑をかけないためにも、１日でも早く、１通でも多く印刷できるように全力を尽くしました。

2024年の12月31日までにいただいたご寄附のうち、
ワンストップ申請用紙が必要な寄附者様へは【1/2の夜】に印刷を終え、1/2のお昼と夜、1/3のお昼の集荷で郵便局さんへ引き渡しました。
オンライン申請をご希望の寄附者様へは【1/3の夜】に印刷を終え、1/3のお昼と夜、1/4のお昼の集荷で郵便局さんへ引き渡しが完了しました。
※本当は一括でお渡ししたかったのですが、あまりにも量が多すぎて一日二回に分けて引き渡しを行いました😅

印刷業務を行う傍ら、オンライン申請をいただいた寄附者様の申請内容のチェックも行いました。

2025年１月６日～１月10日：封筒仕分け＆オンライン申請処理＆確定申告を予定される寄附者様へ寄附金受領証明書の印刷

◆封筒仕分け
1/6（第１営業日）には、年末年始休業中に郵便局さんへ届いていた郵便物がどどどどどどどどど～～っと市役所に届きます。
とても普段の事務室では対応できない量ですので、封筒仕分けのための専用部屋を確保し、封筒の仕分けを迅速に行います。
仕分けられた封筒は【専門の担当者】に引き継がれ、中身の確認や処理が始まっていきます。
封筒は１月10日頃まで大量に届き続け、日によっては仕分けだけで夜までかかったことも…😢

※須坂市では封筒到着時のバーコード読み取りを行っていないため、封筒到着をお知らせするメールをお届けしていません。
「須坂市だけ到着メールが届かない」
「郵便が届いているか確認してほしい」
「〇色の封筒で送ったが届いているか？」
「速達で出したが届いているか？」
…といったお問い合わせを毎日数百件いただきましたが、数万通の封筒の中から探し出すことはできず（物理的に無理なんです…申し訳ありません…）、ご心配をおかけして申し訳ありませんが「ワンストップ受付完了」をお知らせするメールの到着をお待ちください。

※1/20までにこのメールが届かない場合には郵便事故等の可能性も考えられます。その場合はご相談ください。

※「ワンストップ受付完了」をお知らせするメールは、寄附ポータルサイト等でご寄附された際に登録されたメールアドレス宛にお送りしています。
メールアドレスが古くて使えない場合には、「ふるまど長野県須坂市」でも申請処理状況をご確認いただけます。

◆寄附金受領証明書の印刷
1/6から約１週間かけて、年末にされたご寄附のうち、「ワンストップは希望せず、確定申告を行います」という寄附者様に向けて、寄附金受領証明書の印刷作業を行います。
前述の「①寄附管理システムから受領書類を出力、②印刷機へ送信、③専用印刷機で印刷」と同じ方法で行っています。
ワンストップされる寄附者様へ最優先で申請書類やオンライン申請のご案内をお届けする必要があり、確定申告をご予定の寄附者様へは1/6以降に印刷を行いました。

2025年１月14日～17日：申請書処理＆不備帳票の対応

◆申請書処理
郵送で届いた申請書類のチェックや専用システムへの個人番号入力等、
寄附者様からいただいたご申請情報を、お住まいの自治体様宛にデータ送信するための準備を行います。
不備なく処理が完了すると、「ワンストップ受付完了」をお知らせするメールが送信されます。

ちなみに1/11～1/13の３連休の間に郵便局さんへ届いた封筒は、休み明けの1/14に市役所へどどどどっと届きました。
この封筒の仕分けもなかなか大変でした😅

2025年１月17日（金）をもって、すべての帳票の処理が完了しました。

◆不備帳票の対応
「この寄附者様の申請内容は誤っているのでは…？（＝このままでは税控除を受けられないかも？）」
という状態のご申請についてはこの段階では処理ができず、
「不備があるのですがどうしましょうか…？このまま進めて大丈夫ですか…？」
という確認のメールをお送りしています。
どのような場合に不備として扱われてしまうのかは、こちらをご参照ください。

2025年１月20日～24日：送信データの最終チェック

1/17までに行った「お住まいの自治体様宛にデータ送信するための準備」の最終段階として、
・郵送いただいた紙媒体の申請書や、オンライン申請を正しく処理できているか？
・申請データの”名寄せ”処理（複数件寄附の合算処理）が適切にできているか？
を１件ずつチェックします。（途方もない件数でした…！）

※このタイミングでデータの追加や変更があると、最終チェック用のデータ内容に差異が生じてしまいます。（データを作り直すのに半日ぐらいかかってしまいます…）
多くの自治体さんでも、このあたりをデータ更新の”最終の最終”締め切りに設定されているケースが多いのではないでしょうか…？

2025年１月27日～31日：送信前の最終確認＆ワンストップデータ送信

送信データの、”最終の最終”チェックを行ったのち、
寄附者様がお住いの自治体へ向けて、ワンストップ申請データを送信しました。
長かったワンストップ特例申請処理も、これにて完了となります…！
（ここまで係員全員で全力疾走し続けてきますので、送信直後には体調を崩してしまいがちです。こちらの記事を執筆中の担当者も、送信後から現在までコンディションが優れません…）

ここまで、2025年１月を例として、須坂市でどのようなスケジュールで申請処理のスケジュールをご案内してきました。
2026年１月以降は、こちらよりも早く（または遅く）処理を行う場合もありますので、ご注意ください。
（「今年はどのようなスケジュールで…？」といったご質問にも一切お答えできませんので、あらかじめご了承ください）

「１月10日”必着”でご申請ください」
というご案内は変わりませんが、年始の郵便事情により、
「本来なら間に合ったのに年始は到着まで時間がかかって…」
というご事情が、実際にはあると思います。

できることなら、何日まででも処理しますよと受付し続けたい気持ちが強いのですが、
受付期限を伸ばすことは、データ送信を遅らせてしまうことにつながります。（必要な最終チェック工程を変える（減らす）わけにもいかないのです…）
とくに最終チェック用のデータを作成してからは、どうしてもご要望にお応えするのが難しくなります。
そういった事情をどうかお含みいただき、ワンストップ申請はお早めに行っていただけると…嬉しいです……